Was ist eine B2B-Ausschreibung und wie beantwortet man sie effektiv?

Inhaltsverzeichnis 
 

• Was ist eine B2B-Ausschreibung? 
• Wo B2B-Ausschreibungen in Europa heute wirklich stattfinden 
• Was eine B2B-Ausschreibung von Lieferanten verlangt  
• Worauf Einkäufer bei der Bewertung von Angeboten wirklich achten 

Was ist eine B2B-Ausschreibung? 

Wenn Sie als Einkäufer für die Materialbeschaffung eines großen Krankenhauses verantwortlich sind, brauchen Sie einen zuverlässigen Lieferanten. Jemanden, der konstant liefert, ohne Sie im Stich zu lassen. Sie müssen nachweisen können, dass Sie die beste verfügbare Option gewählt haben. Also schreiben Sie eine Ausschreibung aus. Sie schreiben genau auf, was Sie brauchen, schicken es an den Markt und bitten die Lieferanten, mit ihrem besten Angebot schriftlich zurückzukommen, damit Sie tatsächlich vergleichen können. 

Genau das ist eine Ausschreibung. Eine formelle Einladung eines Einkäufers, die sagt: Das brauchen wir, zeigt uns, was ihr zu bieten habt. 

Der Haken dabei ist, dass alle, die antworten, anhand derselben Kriterienliste bewertet werden. Der Einkäufer hat oft schon eine Bewertungsmatrix erstellt, bevor er auch nur den ersten Vorschlag öffnet. 

Wo B2B-Ausschreibungen in Europa heute wirklich stattfinden 

Der europäische B2B-Beschaffungsmarkt ist groß und wird jedes Jahr wettbewerbsintensiver. Es hilft zu verstehen, woher Ausschreibungen kommen und welche Branchen die meisten Aufträge ausschreiben. 

Wichtige Branchen, die die Ausschreibungsaktivität antreiben 

Was steckt hinter dieser ganzen Aktivität? 

Denken Sie an das, was 2020 passiert ist. Ein Virus, das in China ausbrach, legte Fabriken in ganz Asien lahm. Schiffe blieben liegen und Häfen liefen voll. Plötzlich konnten Unternehmen in ganz Europa nicht mehr an die Teile und Materialien kommen, die sie brauchten, weil sie jahrelang beim günstigsten Lieferanten eingekauft hatten, meist weit weg. Als dieser Lieferant ausfiel, gab es nichts, worauf man zurückgreifen konnte. 

Danach fingen große Einkäufer an, sich umzusehen. Sie wollten mehr Optionen und mehr Vielfalt bei ihren Bezugsquellen. Ein kleiner Hersteller in Polen oder Tschechien sah plötzlich viel attraktiver aus als eine Fabrik am anderen Ende der Welt. 

Dann kam der Krieg in der Ukraine, die Energiekrise und noch mehr Druck, sich unabhängig zu machen von Lieferanten aus Regionen, die auf einmal riskant wirkten. Europäische Einkäufer setzten verstärkt darauf, neue Partner näher an der Heimat zu finden, oder zumindest breiter über mehrere Länder verteilt. 

Die Tür steht offen, wie sie es vor zehn Jahren nicht war. Unternehmen haben auf die harte Tour gelernt, dass billig und weit weg sehr schnell teuer und nicht verfügbar werden kann. 

Öffentliche vs. private Ausschreibungen 

Nicht alle Ausschreibungen funktionieren gleich, und wenn Sie den Unterschied kennen, bevor Sie sich bewerben, sparen Sie sich eine Menge unnötigen Aufwand. 

Öffentliche Ausschreibungen werden von Regierungsstellen, öffentlichen Institutionen oder Organisationen mit EU-Förderung ausgeschrieben. Sie folgen strengen Regeln, insbesondere der EU-Richtlinie 2014/24. Das bedeutet: 
 

• alles muss transparent und dokumentiert sein 
• Bewertungskriterien müssen im Voraus festgelegt und genau eingehalten werden 
• Vergabeentscheidungen müssen nachvollziehbar und prüfbar sein 
• der Compliance-Papierkram ist in der Regel umfangreich 

Private Ausschreibungen werden von Unternehmen nach ihren eigenen internen Beschaffungsrichtlinien durchgeführt. Diese unterscheiden sich stark zwischen den Organisationen, aber generell gilt: 
 

• es gibt mehr Flexibilität bei der Bewertung von Angeboten 
• Beziehungen und Erfolgsbilanz zählen mehr 
• Verhandlungen sind oft möglich 
• der Prozess kann schneller und weniger formell ablaufen 

Beide Arten erfordern eine ernsthafte Vorbereitung, aber der Umfang der Dokumentation und die Logik hinter den Bewertungsentscheidungen unterscheiden sich deutlich. 

Was eine B2B-Ausschreibung von Lieferanten verlangt 

Wenn ein Einkäufer eine Ausschreibung veröffentlicht, erwartet er ganz bestimmte Dinge zurück. Ein Ausschreibungsdokument sagt dem Lieferanten genau, was er einreichen soll. 

Was normalerweise in einem Ausschreibungsdokument steht 
 

• Technische Spezifikationen: genau das, was geliefert werden muss, einschließlich Leistungsstandards, Materialien und Qualitätsanforderungen 
• Preismodell: ob es sich um einen Festpreis, einen Preis pro Einheit oder einen Rahmenvertrag handelt, oft mit einer geforderten Kostenaufschlüsselung 
• Liefer- und Zeitplananforderungen: Vorlaufzeiten, Meilensteine, Erwartungen an das Service-Level 
• Rechtliche und Compliance-Anforderungen: Zertifizierungen, Versicherungsniveaus, DSGVO-Pflichten, Haftungsbedingungen 
• Einreichungshinweise: Dateiformat, Wortgrenzen, erforderliche Anhänge und die Frist 

Arten von Ausschreibungen

Unterschiede zwischen einer Ausschreibung und einer Preisanfrage 

Beides sind Wege, um bei Lieferanten einzukaufen, aber sie sind für unterschiedliche Situationen gemacht. 

Umfang und Komplexität 
 

• Eine Ausschreibung ist für größere, komplexere Verträge gedacht, bei denen das Gesamtbild zählt: Spezifikationen, Lieferbedingungen, Compliance, Erfolgsbilanz 
• Eine Preisanfrage (RFQ) ist für unkomplizierte Einkäufe, bei denen Sie bereits wissen, was Sie wollen, und nur einen Preis brauchen 

Prozess und Formalität 
 

• Eine Ausschreibung umfasst formelle Dokumentation, festgelegte Bewertungskriterien und Vertragsbedingungen, die genau eingehalten werden müssen 
• Bei einer Preisanfrage beschreiben Sie, was Sie brauchen, Lieferanten schicken eine Zahl zurück, Sie vergleichen und entscheiden 

Wie Sie Antworten bewerten 
 

• Ausschreibungen werden anhand mehrerer Kriterien bewertet: Preis, Qualität, Erfahrung, Kapazität, Risiko. Meist über ein gewichtetes Bewertungsmodell 
• Preisanfragen konzentrieren sich hauptsächlich auf den Preis, manchmal mit grundlegenden Überlegungen zu Lieferung und Qualität 

Zeit und Aufwand 
 

• Ausschreibungen brauchen länger in der Vorbereitung, Durchführung und Bewertung, für Sie und Ihre Lieferanten 
• Preisanfragen sind schneller und weniger aufwendig für alle Beteiligten 

Wann man was nutzt 
 

• Ausschreibung: Regierungsaufträge, Infrastrukturprojekte, größere Dienstleistungsverträge, alles, wo Sie eine prüfbare Entscheidung brauchen 
• Preisanfrage: Verbrauchsmaterialien, Standardausrüstung, Routinedienstleistungen, bei denen die Anforderung klar und das Risiko gering ist 

Die einfachste Faustregel: Wenn Sie die Entscheidung allein anhand des Preises treffen könnten, reicht wahrscheinlich eine Preisanfrage. Wenn Sie sicher sein müssen, wen Sie da auswählen, und nicht nur, was er verlangt, brauchen Sie eine Ausschreibung.

Worauf Einkäufer bei der Bewertung von Angeboten wirklich achten 

Wenn Ihr Beschaffungsteam ein eingereichtes Angebot öffnet, suchen Sie nach Gründen, dem Lieferanten vor Ihnen zu vertrauen. 

Standard-Bewertungskriterien für Ausschreibungen 

Die meisten Einkäufer verwenden ein gewichtetes Bewertungsmodell, bei dem technische Qualität und Compliance 60–70 % der Punktzahl ausmachen und der Preis 30–40 %. Ein etwas höherer Preis mit einem deutlich stärkeren technischen Angebot kann durchaus gewinnen. 

Was ein Angebot herausstechen lässt 

Die Einreichungen, die Ihnen die Entscheidung leicht machen, haben meist ein paar Dinge gemeinsam:
 

• Sie sind klar strukturiert, sodass Sie finden, was Sie brauchen, ohne lange suchen zu müssen
• Sie untermauern ihre Aussagen mit echten Daten, Referenzen und Fallstudien, nicht mit allgemeinen Formulierungen, die auf jeden Einkäufer zutreffen könnten
• Sie erkennen mögliche Risiken an und erklären, wie damit umgegangen wird, was zeigt, dass der Lieferant sich wirklich Gedanken gemacht hat
• Sie gehen direkt auf Ihre Prioritäten ein, nicht nur auf die Checkliste

Der Unterschied zwischen einer durchschnittlichen Einreichung und einer, die Sie gerne absegnen, läuft oft auf eine Sache hinaus: Haben sie Ihnen die Arbeit leichter oder schwerer gemacht? 

Fazit 

Nachdem ein Vertrag vergeben wurde, achten Sie darauf, ob der Lieferant genau das liefert, was er versprochen hat, und führen Sie Aufzeichnungen über seine Leistung. Das wird zur Grundlage für Ihre nächste Entscheidung. Der erste Vertrag ist ein Einstiegspunkt, keine Ziellinie, und die Lieferanten, in die es sich zu investieren lohnt, sind die, die es genauso sehen. 

Mehr über B2B-Ausschreibungen, Beschaffungsstrategien und Lieferantensourcing lesen Sie auf Inside Business, dem B2B-Blog von wlw. 
 

• Guided Buying: Entlastung des Einkaufs | wlw
• Agile Einkaufsorganisationen: Immer flexibel bleiben | wlw
• Lieferantenauswahl | Checkliste auf INSIDE BUSINESS - wlw.de

FAQ 

Wann sollte ich eine Ausschreibung nutzen statt einfach Angebote anzufragen?  
Wenn der Vertragswert erheblich ist, die Beziehung über einen längeren Zeitraum laufen wird, oder Sie Ihre Entscheidung gegenüber Stakeholdern rechtfertigen müssen. Eine Ausschreibung gibt Ihnen einen dokumentierten, prüfbaren Prozess, den eine einfache Preisanfrage nicht bieten kann. 

Wie stelle ich sicher, dass ich Einreichungen fair vergleiche?  
Legen Sie Ihre Bewertungskriterien und Gewichtungen fest, bevor Sie auch nur eine Antwort öffnen. Wenn Sie erst nach dem Sichten der Angebote definieren, wie eine gute Lösung aussieht, bewerten Sie nicht mehr, sondern rechtfertigen im Nachhinein. 

Wie detailliert müssen meine Spezifikationen sein?  
So detailliert wie möglich. Vage Spezifikationen führen zu vagen Antworten. Je genauer Sie beschreiben, was Sie brauchen, desto einfacher lässt sich vergleichen, was zurückkommt. 

Wie erkenne ich eine starke Einreichung im Vergleich zu einer schwachen?  
Starke Einreichungen beantworten genau das, was Sie gefragt haben, untermauern Aussagen mit Belegen und machen Ihnen die Arbeit leicht. Schwache sind allgemein gehalten, schwer nachzuvollziehen oder es fehlen Abschnitte. Wenn Sie einem Lieferanten mehr als einmal den Vorteil des Zweifels geben, ist das ein Warnsignal. 

Was mache ich, wenn nur ein oder zwei Lieferanten antworten?  
Schauen Sie sich Ihre Spezifikationen noch einmal an. Sie könnten zu eng gefasst sein, der Zeitplan zu kurz oder der Vertrag zu klein, um Wettbewerb anzuziehen. Niedrige Rücklaufquoten sind meist ein Marktsignal, das man ernst nehmen sollte. 

Wie gehe ich mit einer Situation um, in der das günstigste Angebot nicht das beste ist? Lassen Sie Ihre Bewertungsmatrix die Arbeit machen. Wenn technische Qualität 60–70 % der Punktzahl ausmacht, wird ein stärkeres Angebot ein günstigeres automatisch überflügeln, und Sie haben die Dokumentation, um diese Entscheidung zu belegen.