Incoterms erklärt für B2B-Einkäufer

Inhaltsverzeichnis: 

• Was sind Incoterms?
• Die 11 Incoterms erklärt
• Kosten und Risiko auf einen Blick
• Den richtigen Incoterm wählen
• Häufige Fehler bei Incoterms
• Incoterms richtig im Vertrag verankern

Was sind Incoterms? 

Incoterms, kurz für International Commercial Terms, sind standardisierte Handelsbegriffe, die von der Internationalen Handelskammer (ICC) herausgegeben werden. Die aktuelle Version, Incoterms® 2020, definiert 11 Klauseln. Jede beantwortet zwei Fragen: 
 

• Wer bezahlt welchen Abschnitt der Sendung, und
• an welchem Punkt geht das Risiko von Verlust oder Beschädigung vom Verkäufer auf den Käufer über.

Das häufigste Missverständnis bei Einkäufern betrifft den Preis. Ein Lieferant, der EXW (Ex Works) anbietet, nennt eine niedrigere Zahl als einer, der DDP (Delivered Duty Paid) anbietet. Nicht weil er günstiger ist, sondern weil EXW nahezu alle Logistikkosten ausschließt: Fracht, Transportversicherung, Einfuhrabfertigung, Zollgebühren. Der Käufer übernimmt all das. Diese beiden Angebote nebeneinander zu vergleichen bedeutet, einen Einkaufspreis mit einem Gesamteinstandspreis zu vergleichen, ohne es zu merken. 

Bevor Sie unterschreiben, berechnen Sie den vollständigen Gesamteinstandspreis: Einkaufspreis plus alle Kosten, um die Ware durch den Zoll und in Ihr Lager zu bringen. Das ist die einzige Zahl, um die es sich zu verhandeln lohnt. 

Die 11 Incoterms erklärt 

Die Incoterms sind in zwei Gruppen unterteilt. 

Sieben Incoterms gelten für alle Transportarten: EXW, FCA, CPT, CIP, DAP, DPU, DDP. Das sind die Klauseln, die für die Art und Weise entwickelt wurden, wie die meisten Waren heute transportiert werden, einschließlich Containerladungen und multimodalem Transport. 

Hier ist die Übersicht der 7 Incoterms für alle Transportarten, geordnet von den geringsten bis zu den größten Pflichten des Verkäufers: 
 

• EXW (Ex Works): Der Verkäufer stellt die Ware an seinem Standort bereit. Damit endet seine Verantwortung. In der Praxis übernimmt der Käufer alles: Verladung, Ausfuhrabfertigung, Fracht, Transportversicherung, Einfuhrabfertigung und Zollgebühren. Es ist die Klausel mit der höchsten Verantwortung für den Käufer. Und die Ausfuhrabfertigung erfordert in vielen Ländern rechtlich ohnehin die Mitwirkung des Verkäufers.
• FCA Incoterms (Free Carrier): Der Verkäufer liefert die Ware an einen benannten Frachtführer an einem benannten Ort und übernimmt die Ausfuhrabfertigung. Das Risiko geht dort über. FCA ist die praktischste Alternative zu EXW für Containerladungen und gibt dem Käufer die Kontrolle über die Frachtführerauswahl, ohne die volle Last von EXW.
• CPT (Carriage Paid To): Der Verkäufer bezahlt die internationale Fracht bis zum benannten Bestimmungshafen oder -umschlagplatz, aber das Risiko geht auf den Käufer über, sobald die Ware dem allerersten Frachtführer übergeben wird.
• CIP (Carriage and Insurance Paid To): Diese Klausel entspricht genau CPT, mit einem wesentlichen Unterschied: Der Verkäufer ist außerdem verpflichtet, eine hochwertige Versicherungsdeckung (Institute Cargo Clauses A) abzuschließen, um das Risiko des Käufers während des Transports abzusichern.
• DAP (Delivered At Place): Der Verkäufer organisiert den gesamten Transport bis zur endgültigen Lieferadresse, bereit zur Entladung. Risiko und Kosten gehen erst auf den Käufer über, wenn der Lkw oder das Schiff eintrifft. Die Einfuhrabfertigung und Zollgebühren trägt der Käufer.
• DPU (Delivered at Place Unloaded): Der Verkäufer übernimmt alles bis zum Bestimmungsort und ist außerdem für die physische Entladung der Ware vom Transportfahrzeug verantwortlich. Das Risiko geht erst nach abgeschlossener Entladung auf den Käufer über.
• DDP (Delivered Duty Paid): Der Verkäufer übernimmt die maximale Verantwortung. Er organisiert den gesamten Transportweg, übernimmt Aus- und Einfuhrabfertigung, bezahlt alle Abgaben und Steuern und liefert die Ware bereit zur Entladung an den Bestimmungsort des Käufers.

Vier Klauseln gelten ausschließlich für See- und Binnenschiffstransporte: FAS, FOB, CFR, CIF. Sie wurden für Schüttgut entwickelt, das lose direkt in den Schiffsraum geladen wird. Das ergab Sinn vor der Containerisierung. Auf die heutige Containerschifffahrt lassen sie sich nicht sauber übertragen. Die Verwendung dieser Klauseln für Containersendungen schafft Deckungslücken, die im Nachhinein schwer zu klären sind. Die praktische Faustregel: Wenn Ihre Ware im Container transportiert wird, verwenden Sie Klauseln aus Gruppe 1. 
 

• FAS (Free Alongside Ship): Diese Klausel gilt nur für See- und Binnenschiffstransporte. Der Verkäufer stellt die Ware längsseits des Schiffes im benannten Hafen bereit. Für Schüttgut konzipiert. Nicht geeignet für Containersendungen.
• FOB (Free On Board): Diese Klausel gilt nur für See- und Binnenschiffstransporte. Der Verkäufer lädt die Ware an Bord des Schiffes. Eine der meistgenutzten und missbrauchten Incoterm-Klauseln. Bei Containerladungen wird der Container an einem Binnendepot an den Frachtführer übergeben, nicht am Kai verladen. FOB deckt die Lücke zwischen Depot und Schiff nicht eindeutig ab. Verwenden Sie stattdessen FCA.
• CFR (Cost and Freight): Diese Klausel gilt nur für See- und Binnenschiffstransporte. Der Verkäufer bezahlt die Fracht bis zum Bestimmungshafen, aber das Risiko geht bei der Verladung am Abgangsort über. Der Käufer trägt das Risiko für die Hauptbeförderung, obwohl er keinen Einfluss auf die Frachtführerauswahl hat. Nur für Schüttgut geeignet.
• CIF (Cost, Insurance and Freight): Diese Klausel gilt nur für See- und Binnenschiffstransporte. Der Verkäufer bezahlt die Fracht und stellt eine Transportversicherung bis zum Bestimmungshafen. Das Risiko geht dennoch am Abgangsort über. Ein wichtiger Hinweis: CIF verlangt nur eine Mindestversicherung nach Institute Cargo Clauses C, die viele gängige Risiken ausschließt. Anzunehmen, CIF bedeute vollständige Deckung, ist einer der kostspieligsten Fehler, den B2B-Einkäufer machen.

Incoterms-Tabelle: Kosten und Risiko auf einen Blick 

Die folgende Tabelle zeigt, wer unter den sieben meistgenutzten Incoterms was bezahlt – und wo Ihr Risiko beginnt.

*Weder DAP noch DDP verpflichten den Verkäufer gesetzlich zum Abschluss einer Transportversicherung, obwohl es in der Praxis kaufmännisch üblich ist. Der Vertrag sollte den Deckungsumfang ausdrücklich festlegen. 

Pflichtspektrum des Verkäufers: EXW → FCA → CFR → CPT → CIF/CIP → DAP → DPU → DDP (Niedrigste → Höchste) 

Den richtigen Incoterm wählen 

Die Wahl eines Incoterms ist nicht nur eine Logistik-Entscheidung. Es ist eine ehrliche Einschätzung dessen, was Ihr Unternehmen tatsächlich leisten kann. 
 

• Ihre Logistikkapazität. Unternehmen mit einer starken internen Logistik oder einem zuverlässigen Zollspediteur können mehr Verantwortung übernehmen (FCA, CPT) und Kosten senken. Neu auf einer Handelsroute? DAP oder DDP hält es einfach, während Sie Erfahrung aufbauen.
• Art der Ware. Hochwertige Sendungen erfordern eine umfassende Transportversicherung: CIP oder eine selbst organisierte Police. Schüttgut auf festen Seerouten eignet sich für FOB oder CFR. Alles in Containern sollte mit Klauseln aus Gruppe 1 abgewickelt werden.
• Transportart. Für multimodalen Transport und Container verwenden Sie immer Klauseln aus Gruppe 1. Reine Seeklauseln (FOB, CFR, CIF) sind nur für Schüttgut.
• Zollkompetenz. Die Einfuhrabfertigung liegt unter den meisten Klauseln beim Käufer. Wenn Sie keinen zuverlässigen Zollspediteur haben oder aus einem neuen Markt importieren, beginnen Sie mit DAP, um das Risiko zu steuern – und wechseln Sie dann zu FCA oder CPT, sobald Ihre Kapazitäten wachsen.

Wenn Sie Ihre nächste Angebotsanfrage versenden, geben Sie den Incoterm zusammen mit Ihren Produktspezifikationen an. Lieferanten können dann auf derselben Grundlage anbieten.
 

Häufige Fehler bei Incoterms  

Diese Fehler sind keine Seltenheit. Sie tauchen täglich in Verträgen auf in jeder Branche und auf jeder Handelsroute auf. 
 

• Preis vor Incoterm vereinbaren. Ein Preis ohne Incoterm ist unvollständig. Lieferantenangebote mit unterschiedlichen Klauseln lassen sich nicht vergleichen, ohne sie zuvor auf einen gemeinsamen Gesamteinstandspreis zu normieren.
• EXW unterschätzen. EXW gibt dem Käufer die volle Kontrolle und die volle Verantwortung. Viele Käufer berücksichtigen nicht die Gesamtkosten für die Verwaltung der Ausfuhrabfertigung, die Transportversicherung ab dem ersten Tag und jeden einzelnen Logistikabschnitt. EXW funktioniert gut, wenn Sie die Logistikinfrastruktur haben, um jeden Schritt selbst abzuwickeln.
• Annehmen, CIF bedeute vollständige Deckung. Die CIF-Versicherung deckt das Minimum ab. Clauses C schließt Schäden durch unsachgemäße Verstauung, viele Wetterereignisse und andere häufige Risiken aus. Wenn Ihre Waren hochwertig oder empfindlich sind, schließen Sie eine eigene Police ab oder verhandeln Sie CIP.
• „Geliefert" mit DDP verwechseln. DAP und DPU beinhalten die Lieferung, aber nicht die Einfuhrabfertigung oder Zollgebühren. Nur DDP deckt alles bis zu Ihrer Tür mit bezahlten Abgaben ab.
• Ungenauer benannter Ort. Der benannte Ort ist genauso wichtig wie die Klausel selbst. „DAP Hamburg" ist mehrdeutig. „DAP Käuferlager, Logistikpark, Hamburg" ist es nicht.
• Fehlende Versionsjahresangabe. Die Angabe des Versionsjahres ist wichtig: FCA Shanghai, Incoterms® 2020. Verträge ohne Versionsjahresangabe werden nach der Version ausgelegt, die ein Gericht für anwendbar hält – was möglicherweise nicht die aktuelle ist.
• Reine Seeklauseln für Container verwenden. FOB, CFR und CIF passen nicht dazu, wie Container transportiert werden. Verwenden Sie stattdessen FCA, CPT und CIP.

Incoterms richtig im Vertrag verankern 

Das von der ICC empfohlene Format ist einfach: 

[Incoterm] [Benannter Ort], Incoterms® 2020 

Zum Beispiel: CIP Rotterdam Port, Incoterms® 2020 oder DDP Käuferlager, München, Incoterms® 2020. 

Drei Punkte sollten vor Abschluss eines Lieferantenvertrags geklärt sein: 
 

1. Incoterm und benannter Ort: präzise und schriftlich vereinbart
2. Transportversicherung: Beginn der Police entspricht dem Risikoübergangspunkt, ohne Lücke
3. Zahlungsbedingungen und Dokumentation: Bei Verwendung eines Akkreditivs verlangt Ihre Bank ein Konnossement mit spezifischen Vermerken; FCA unter Incoterms 2020 enthält hierfür eine entsprechende Regelung

Fazit 

Incoterms bestimmen, wie viel Sie zahlen, wer das Risiko trägt und was passiert, wenn etwas schiefgeht. Bevor Sie einen Kaufvertrag abschließen, schützen Sie Ihre Gewinnmargen, indem Sie diese Details sorgfältig prüfen. 

Stellen Sie sicher, dass Ihre Beschaffungsverträge diese vier entscheidenden Fragen beantworten: 
 

• Sind der korrekte Incoterm und sein Versionsjahr ausdrücklich im Vertrag festgehalten?
• Ist der benannte Übergabeort bis zur genauen Lager- oder Terminaladresse präzise angegeben?
• Haben Sie Ihre Transportversicherung so ausgerichtet, dass am Risikoübergangspunkt keine Deckungslücken entstehen?
• Verfügen Ihr Team oder Ihr Logistikpartner über die praktische Kapazität, die erforderliche Aus- oder Einfuhrabfertigung zu übernehmen?

Lesen Sie mehr über Beschaffungstrends, globale Sourcing-Strategien und Lieferantenverträge auf Inside Business, dem B2B-Blog von wlw. 
 

• Anforderungen an Einkäufer: Hard und Soft Skills | wlw - wlw.de
• Wie funktioniert Produktbeschaffung in Deutschland | wlw.de
• Globale Beschaffung: Vor- und Nachteile - wlw.de

FAQ 

Was sind Incoterms?  
Incoterms (International Commercial Terms) sind standardisierte Handelsbegriffe, die von der ICC (Internationalen Handelskammer) herausgegeben werden und festlegen, wer für jeden Abschnitt einer Sendung bezahlt und an welchem Punkt das Risiko vom Verkäufer auf den Käufer übergeht. 

Was ist der Unterschied zwischen EXW und DDP?  
EXW (Ex Works) legt nahezu die gesamte Logistikverantwortung auf den Käufer. DDP (Delivered Duty Paid) legt sie auf den Verkäufer, einschließlich Einfuhrabfertigung und Zollgebühren. Sie stellen die entgegengesetzten Enden des Verantwortungsspektrums dar. 

Kann ich FOB für Containersendungen verwenden?  
FOB (Free On Board) wurde für Schüttgut entwickelt, das direkt auf ein Schiff geladen wird. Für Containerware, die an einem Binnendepot an einen Frachtführer übergeben wird und nicht am Kai verladen wird, ist FCA (Free Carrier) die geeignetere Klausel. 

Was deckt die CIF-Versicherung tatsächlich ab?  
CIF (Cost, Insurance and Freight) verlangt nur eine Mindestversicherung nach Institute Cargo Clauses C, die viele gängige Risiken ausschließt – darunter Schäden durch unsachgemäße Verstauung und bestimmte Wetterereignisse. Für hochwertige oder empfindliche Waren ist eine separate Police oder CIP (Carriage and Insurance Paid To) empfehlenswert. 

Warum ist der benannte Ort wichtig?  
Der benannte Ort legt genau fest, wo Verantwortung und Risiko zwischen Verkäufer und Käufer übergehen. Eine ungenaue Angabe wie „DAP Hamburg" kann zu Streitigkeiten führen. Eine präzise Adresse beseitigt Unklarheiten von Anfang an.